DEFIS: o que é, prazo e como preencher no PGDAS-D
DEFIS é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais que toda ME e EPP optante pelo Simples Nacional deve entregar todo ano. Ela é transmitida dentro do próprio PGDAS-D, com prazo até 31 de março. Atraso gera multa de 2% ao mês sobre os tributos declarados, com mínimo de R$ 200.
O que é o DEFIS?
O DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é a declaração anual obrigatória de toda microempresa (ME) e empresa de pequeno porte (EPP) optante pelo Simples Nacional. É o equivalente da DIPJ (declaração anual) para as empresas do regime simplificado.
Nele, a empresa informa dados do ano-calendário anterior: número de empregados, receita com pessoa física, receita com pessoa jurídica, receita de exportação, e outros dados socioeconômicos exigidos pela Receita Federal.
Diferença entre DEFIS e DASN
| Declaração | Para quem | Sistema | Prazo |
|---|---|---|---|
| DEFIS | ME e EPP no Simples Nacional | PGDAS-D | 31 de março |
| DASN-SIMEI | MEI (Microempreendedor Individual) | Portal do Simei | 31 de maio |
A confusão é comum: ambas são declarações anuais do Simples, mas servem a públicos diferentes e são entregues por sistemas distintos. O MEI não usa o PGDAS-D nem entrega o DEFIS.
Prazo do DEFIS
O DEFIS deve ser entregue até 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário declarado.
- DEFIS 2025 (ano-calendário 2025) → prazo: 31 de março de 2026.
- DEFIS 2024 → prazo: 31 de março de 2025.
Quando a empresa encerra as atividades, o DEFIS deve ser entregue no mês seguinte ao encerramento, independentemente da data.
Como preencher o DEFIS no PGDAS-D
- Acesse o PGDAS-D (pgd.receita.fazenda.gov.br) ou pelo eCac (e-CAC).
- No menu, localize a opção "Declaração Anual — DEFIS".
- Selecione o ano-calendário a declarar.
- Informe os dados solicitados:
- Número médio de empregados ao longo do ano (média mensal).
- Receita bruta com pessoa física (PF) e com pessoa jurídica (PJ), separadas.
- Receita de exportação (se houver).
- Receita com operações sujeitas a substituição tributária (se houver).
- Informações sobre sócios: CPF, qualificação e participação no capital.
- Transmita a declaração com certificado digital ou código de acesso.
Multa por atraso
A multa é de 2% ao mês ou fração sobre o valor total dos tributos informados na declaração, limitada a 20% desse valor, com mínimo de R$ 200.
Empresa com R$ 50.000 de tributos declarados no DEFIS 2025, entregue com 2 meses de atraso (até 31 de maio de 2026):
Multa = 2% × 2 meses × R$ 50.000 = R$ 2.000.
Empresa sem tributos declarados (receita zero no ano): multa mínima de R$ 200.
Enquanto o DEFIS estiver em atraso, a empresa não consegue emitir certidão negativa de débitos (CND), o que bloqueia participação em licitações e renovação de contratos públicos.
Retificação do DEFIS
O DEFIS pode ser retificado a qualquer tempo dentro do prazo de 5 anos após o ano-calendário declarado, pelo mesmo sistema PGDAS-D. A retificação não gera multa se feita antes de qualquer comunicado de início de fiscalização.
Empresa sem movimento em um ano
Mesmo sem faturamento no ano, a ME ou EPP deve entregar o DEFIS com receita zero. A omissão gera a multa mínima de R$ 200 e restrições na CND.
Perguntas frequentes
O que é o DEFIS no Simples Nacional?
DEFIS é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais que toda ME e EPP optante pelo Simples Nacional deve entregar anualmente. É transmitida pelo PGDAS-D até o dia 31 de março do ano seguinte ao período declarado.
Qual é o prazo para entregar o DEFIS?
O prazo é 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário declarado. O DEFIS referente a 2025, por exemplo, deve ser entregue até 31 de março de 2026.
Qual é a diferença entre DEFIS e DASN?
DEFIS é a declaração anual para ME/EPP no Simples Nacional, transmitida pelo PGDAS-D. DASN-SIMEI é a declaração anual do MEI, transmitida pelo Portal do Simei. São sistemas e públicos diferentes.
O que acontece se não entregar o DEFIS no prazo?
A multa por atraso é de 2% ao mês ou fração sobre os tributos declarados, limitada a 20%, com mínimo de R$ 200. Além disso, a empresa fica impedida de emitir certidão negativa de débitos.
Conteúdo informativo, com base na LC 123/2006 e na Resolução CGSN nº 140/2018. Não substitui a análise do contador responsável.