Regime de caixa no Simples Nacional: quando usar e como declarar no PGDAS-D
No regime de caixa, a empresa calcula o DAS sobre o valor efetivamente recebido no mês — não sobre o valor faturado. Para quem vende parcelado ou enfrenta inadimplência, pode reduzir o imposto do mês. A opção é declarada no PGDAS-D e vale apenas para o mês em que é informada.
Regime de competência vs. regime de caixa
O Simples Nacional usa, por padrão, o regime de competência: o DAS incide sobre a receita bruta do mês em que a nota fiscal foi emitida, independentemente de quando o dinheiro entrar na conta.
O regime de caixa é a alternativa: o DAS incide sobre o valor efetivamente recebido no mês. Uma venda parcelada em 3× de R$ 1.000 gera DAS de R$ 1.000 por mês (3 meses) e não de R$ 3.000 no mês da emissão.
| Mês | Faturado | Recebido | DAS (competência) | DAS (caixa) |
|---|---|---|---|---|
| Mês 1 | R$ 3.000 | R$ 1.000 | R$ 180 (6%) | R$ 60 (6%) |
| Mês 2 | R$ 0 | R$ 1.000 | R$ 0 | R$ 60 |
| Mês 3 | R$ 0 | R$ 1.000 | R$ 0 | R$ 60 |
| Total | R$ 3.000 | R$ 3.000 | R$ 180 | R$ 180 |
O imposto total é o mesmo. O regime de caixa melhora o fluxo de caixa: a empresa não antecipa imposto de valores que ainda não recebeu.
Quando o regime de caixa é vantajoso?
- Vendas parceladas no cartão ou boleto: o faturamento ocorre na emissão da nota, mas o recebimento é distribuído nos meses seguintes.
- Inadimplência: se um cliente não paga, a empresa evita pagar DAS sobre receita que nunca entrou.
- Sazonalidade: empresas com picos de faturamento que recebem ao longo de meses subsequentes suavizam o DAS.
Para empresas que faturem e recebam à vista no mesmo mês, o regime de caixa não tem efeito prático e aumenta a burocracia de controle.
Como declarar no PGDAS-D
Na tela de apuração do PGDAS-D, ao informar as receitas do mês, o sistema pergunta qual é o regime de apuração. Selecione "Regime de caixa" para esse mês. O regime é informado mês a mês e pode variar — não é uma opção anual fixa.
- Acesse o PGDAS-D (pgd.receita.fazenda.gov.br ou via eCac).
- Selecione o mês de apuração.
- Na pergunta sobre regime de apuração, selecione Caixa.
- Informe apenas os valores efetivamente recebidos no mês (não o faturado).
- Mantenha o controle dos recebimentos futuros: nos meses seguintes, informe o saldo recebido de cada parcela.
O que o contador precisa controlar
A opção pelo regime de caixa exige um controle extra: a empresa precisa manter registro dos valores recebidos mês a mês, com vinculação à nota fiscal original. A Receita Federal pode pedir comprovação durante uma eventual fiscalização. Os registros devem ser mantidos por 5 anos.
- Planilha ou sistema com data de emissão da nota, valor total, parcelas e datas de recebimento.
- Extratos bancários que comprovem o efetivo recebimento.
- Conciliação entre o que foi declarado no PGDAS-D e o que foi efetivamente recebido.
Regime de caixa e o RBT12
No regime de caixa, o RBT12 também é calculado sobre os valores recebidos, não faturados. Para empresas com inadimplência ou recebimentos muito parcelados, o RBT12 de caixa pode ser menor que o RBT12 de competência — o que pode mantê-las em uma faixa inferior de tributação.
Riscos e cuidados
- Errar o controle de recebimentos leva a declarar valores incorretos no PGDAS-D, o que pode gerar multa por retificação fora do prazo de 5 anos.
- Se a empresa mudar de regime no meio do ano, os recebimentos de notas emitidas no período anterior devem ser declarados corretamente no regime em que foram apuradas.
- Nunca use o regime de caixa para omitir receitas: a Receita Federal cruza as declarações do PGDAS-D com as notas fiscais emitidas.
Perguntas frequentes
O que é regime de caixa no Simples Nacional?
Regime de caixa é a opção pela qual a empresa calcula o DAS sobre o valor efetivamente recebido no mês, em vez de sobre o valor faturado (emitido em nota). É uma alternativa ao regime de competência, o padrão do Simples Nacional.
Qual a diferença entre regime de caixa e regime de competência?
No regime de competência (padrão), o DAS incide sobre o faturamento do mês em que a nota foi emitida, independentemente do recebimento. No regime de caixa, o DAS incide apenas sobre o que foi efetivamente recebido, mês a mês.
Toda empresa do Simples Nacional pode usar o regime de caixa?
Não. O regime de caixa está disponível para empresas com receita bruta acumulada no ano inferior ao limite do Simples Nacional (R$ 4,8 milhões). Empresas que faturam e recebem à vista geralmente não têm vantagem em adotá-lo.
O regime de caixa afeta o RBT12?
Sim. No regime de caixa, o RBT12 é calculado sobre os valores efetivamente recebidos nos últimos 12 meses, não sobre os valores faturados. Isso pode reduzir o RBT12 de empresas com inadimplência ou recebimentos parcelados.
Conteúdo informativo, com base na LC 123/2006 e na Resolução CGSN nº 140/2018. Não substitui a análise do contador responsável.